Любому пользователю компьютерной техникой знакома ситуация лихорадочного поиска документа, срочно затребованного руководителем… Документ готовился в спешке несколько месяцев назад, исполнен был в одном экземпляре и казалось бы больше никогда не пригодится, поэтому был где-то сохранен и забыт. А сейчас это оказался ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ ДОКУМЕНТ и найти его равноценно заключению контракта на $ 1 000 000.
Обычно мы рассуждаем так: "Ничего, на моем компьютере 100-150 папок с документами, сейчас найдем… А если не на моем, а в сети… А в сети 25 (35 или 50) компьютеров с выделенными в общее пользование дисками… А может он не на общем диске, а у секретаря… или у юриста (менеджера, делопроизводителя, консультанта…). А он сейчас в отпуске (командировке, на Канарах …)". Хорошо, если где-то сохранилась "твердая копия" и документ можно сканировать или попросту перепечатать, а если оставалась только "мягкая"? Обычно исполнитель поиска (как правило, системный администратор) в такой ситуации в лучшем случае седеет, а в худшем получает сердечное заболевание (что лучше - выберите сами).
Далее следуют организационные выводы, приказания срочно навести порядок, через некоторое время все забывается, а на следующий день… см. абзац № 1.
Разрабатывая нашу автоматизированную информационную систему (АИС), мы старались избегать такого термина, как документооборот. Документооборот - это очень большая ответственность. Ответственности мы не боимся, но на настоящем этапе развития приложения, а также с учетом достаточного понимания смысла этого гордого слова включать его в название программы не стали. Пока…
Итак, что такое "Дока"? На сегодняшний день это система регистрации, хранения и контроля документов предприятия с учетом перечисленных выше недостатков. Специалистам по информационным технологиям известно, что наиболее удобным, надежным местом и способом хранения информации является база данных. Во-первых, она находится в одном месте и все, кто с ней работают, оставляют свою информацию именно здесь. Во-вторых, база данных нуждается в администрировании, т.е. регулярном обслуживании (копировании, восстановлении и ряде других сервисных мероприятий), следовательно ее поддержкой занимается квалифицированный специалист, а значит вероятность утраты информации сводится к минимуму. Вывод: для того, чтобы документы хранились в одном месте, пользователям необходимо запустить всего одно приложение. Удобное структурирование информации, ее поиск, печать, импорт, экспорт и контроль за сроками исполнения документов берет на себя "Дока"!
Конечно, возможны ситуации, когда Вы не обнаружите в системе нужной информации, но такой случай означает, что ее там никогда не было, ибо девизом всех СУБД является: "Что положишь, то и возьмешь!"
На самом деле "Дока" - не просто система регистрации и хранения документов. Почему? А вот с этого момента давайте поподробнее…