"Дока - специалист, знаток, мастер своего дела".
(Словарь русского языка)
Автоматизированная информационная система "Дока" - это клиент - серверное приложение, использующее SQL-сервер InterBase (FireBird). Выбор этой платформы обусловлен такими ее отличительными качествами, как:
АИС построена в архитектуре
"клиент-сервер", основными особенностями которой являются возможность
многопользовательской работы с базой данных, перенос вычислительной нагрузки
на сервер баз данных и максимальная разгрузка приложения клиента от вычислительной
работы, а также существенное укрепление безопасности данных как от преднамеренных,
так и просто ошибочных изменений за счет переноса большей части бизнес-правил
на сервер.
АИС не просто предоставляет
возможность вести накопление и хранение документов. Наряду с этим она обеспечивает
управления связями, обработкой и выводом трех основных объектов реального мира
"Объект", "Субъект" и "Документ".
Вместе с тем, объекты, субъекты, документы и связи между ними сами по себе являются
объектами базы данных.
АИС "Дока"
позволяет накапливать данные не только о документах, но и об объектах и субъектах,
как участниках хозяйственной, финансовой и прочих видах деятельности предприятий
и организаций.
Все объекты, субъекты, документы и связи между ними, структурированные и сортированные
по классам, группам, статусу, состоянию и другим характеристикам, хранятся в
базе данных. При применении той или иной сортировки объекты базы данных автоматически
попадают в самоорганизующиеся группы, появляющиеся на панели дерева объектов
и панели списка объектов. Эти сортировки являются виртуальными и настраиваются
пользователем по собственному вкусу с помощью классификаторов и справочников.
Классификаторы и справочники являются самостоятельными объектами базы данных
и могут быть отредактированы под собственные нужды организации.
В АИС разработана и
применяется система безопасности данных, позволяющая присваивать конкретным
объектам, субъектам, документам и связям между ними права на их использование
(по аналогии с правами пользователей на объекты операционной системы Windows
NT™). Система назначения прав позволяет сделать "невидимыми" документы,
скажем, бухгалтерии для всех остальных сотрудников компании, несмотря на то,
что хранятся они в единой базе данных. В зависимости от имеющихся прав пользователь
может получить полный доступ к объекту базы данных (изменять, удалять, сохранять),
либо лишь возможность просматривать его. В случае отсутствия прав на просмотр,
объект базы данных становится невидимым для пользователя.
Разветвленная и гибкая
система управления связями между объектами, субъектами и документами позволяет
просматривать и отслеживать такие моменты, как, например, наличие у основного
договора дополнительного соглашения к нему либо технического задания. В случае
установления связей между документом и субъектом становится возможным автоматизировать,
например, процесс ведения договоров компании. При этом у конкретного документа
"Договор" визуально видны связанные с ним субъекты с их конкретным
статусом ("Арендатор" - "Арендодатель" или "Продавец"
- "Покупатель"), а при выводе договора на печать реквизиты субъектов
автоматически будут подставлены в текст договора. Причем, фамилии, имена и отчества
субъектов печатаются в нужном падеже ("Организация" в лице Иванова
Александра Петровича). Установив связь документа "Договор"
с объектом "Офис" и заполнив необходимые характеристики последнего
(площадь, стоимость аренды за 1 кв.м.), получим подставленную в договор сумму
за аренду помещения. Зарегистрировав в системе все помещения (объекты), сдаваемые
в аренду, легко отслеживать сданные и свободные для арендаторов объекты.
Учитывая такую важную
особенность некоторых видов документов, как наличие срока действия (договор,
распоряжение и пр.), в системе предусмотрен режим контроля и предупреждения
пользователя об истечении срока действия такого документа. В этом случае в строке
состояния приложения выводится информация о наличии таких документов, а у пиктограммы
(иконки) самого документа появляется дополнительный значок, привлекающий внимание.
В том случае, если пользователь в свойствах документа назначит собственную группу,
куда документ должен будет помещен по истечении срока его действия, документ
автоматически появится в этой группе (например, "Просроченные"). Об
истечении срока действия документа пользователь может быть предупрежден заранее,
установив необходимые параметры в настройках приложения.
Для того, чтобы сделать
пользователей системы максимально независимыми от разработчиков, предусмотрен
режим самостоятельного создания печатных форм для различных классов и типов
документов. В АИС "Дока" используется генератор отчетов FastReport™,
предоставляющий пользователю удобные средства для разработки внешнего вида печатных
форм. Впоследствии эту форму можно сохранить в базе данных и использовать для
печати документов. Кроме этого, возможно импортировать печатные формы, разработанные
другими пользователями, а также экспортировать собственные.