Общие сведения

"Дока - специалист, знаток, мастер своего дела".
(Словарь русского языка)

Автоматизированная информационная система "Дока" - это клиент - серверное приложение, использующее SQL-сервер InterBase (FireBird). Выбор этой платформы обусловлен такими ее отличительными качествами, как:

АИС построена в архитектуре "клиент-сервер", основными особенностями которой являются возможность многопользовательской работы с базой данных, перенос вычислительной нагрузки на сервер баз данных и максимальная разгрузка приложения клиента от вычислительной работы, а также существенное укрепление безопасности данных как от преднамеренных, так и просто ошибочных изменений за счет переноса большей части бизнес-правил на сервер.
АИС не просто предоставляет возможность вести накопление и хранение документов. Наряду с этим она обеспечивает управления связями, обработкой и выводом трех основных объектов реального мира "Объект", "Субъект" и "Документ".
Вместе с тем, объекты, субъекты, документы и связи между ними сами по себе являются объектами базы данных.

АИС "Дока" позволяет накапливать данные не только о документах, но и об объектах и субъектах, как участниках хозяйственной, финансовой и прочих видах деятельности предприятий и организаций.
Все объекты, субъекты, документы и связи между ними, структурированные и сортированные по классам, группам, статусу, состоянию и другим характеристикам, хранятся в базе данных. При применении той или иной сортировки объекты базы данных автоматически попадают в самоорганизующиеся группы, появляющиеся на панели дерева объектов и панели списка объектов. Эти сортировки являются виртуальными и настраиваются пользователем по собственному вкусу с помощью классификаторов и справочников. Классификаторы и справочники являются самостоятельными объектами базы данных и могут быть отредактированы под собственные нужды организации.

В АИС разработана и применяется система безопасности данных, позволяющая присваивать конкретным объектам, субъектам, документам и связям между ними права на их использование (по аналогии с правами пользователей на объекты операционной системы Windows NT™). Система назначения прав позволяет сделать "невидимыми" документы, скажем, бухгалтерии для всех остальных сотрудников компании, несмотря на то, что хранятся они в единой базе данных. В зависимости от имеющихся прав пользователь может получить полный доступ к объекту базы данных (изменять, удалять, сохранять), либо лишь возможность просматривать его. В случае отсутствия прав на просмотр, объект базы данных становится невидимым для пользователя.

Разветвленная и гибкая система управления связями между объектами, субъектами и документами позволяет просматривать и отслеживать такие моменты, как, например, наличие у основного договора дополнительного соглашения к нему либо технического задания. В случае установления связей между документом и субъектом становится возможным автоматизировать, например, процесс ведения договоров компании. При этом у конкретного документа "Договор" визуально видны связанные с ним субъекты с их конкретным статусом ("Арендатор" - "Арендодатель" или "Продавец" - "Покупатель"), а при выводе договора на печать реквизиты субъектов автоматически будут подставлены в текст договора. Причем, фамилии, имена и отчества субъектов печатаются в нужном падеже ("Организация" в лице Иванова Александра Петровича). Установив связь документа "Договор" с объектом "Офис" и заполнив необходимые характеристики последнего (площадь, стоимость аренды за 1 кв.м.), получим подставленную в договор сумму за аренду помещения. Зарегистрировав в системе все помещения (объекты), сдаваемые в аренду, легко отслеживать сданные и свободные для арендаторов объекты.

Учитывая такую важную особенность некоторых видов документов, как наличие срока действия (договор, распоряжение и пр.), в системе предусмотрен режим контроля и предупреждения пользователя об истечении срока действия такого документа. В этом случае в строке состояния приложения выводится информация о наличии таких документов, а у пиктограммы (иконки) самого документа появляется дополнительный значок, привлекающий внимание. В том случае, если пользователь в свойствах документа назначит собственную группу, куда документ должен будет помещен по истечении срока его действия, документ автоматически появится в этой группе (например, "Просроченные"). Об истечении срока действия документа пользователь может быть предупрежден заранее, установив необходимые параметры в настройках приложения.

Для того, чтобы сделать пользователей системы максимально независимыми от разработчиков, предусмотрен режим самостоятельного создания печатных форм для различных классов и типов документов. В АИС "Дока" используется генератор отчетов FastReport™, предоставляющий пользователю удобные средства для разработки внешнего вида печатных форм. Впоследствии эту форму можно сохранить в базе данных и использовать для печати документов. Кроме этого, возможно импортировать печатные формы, разработанные другими пользователями, а также экспортировать собственные.