АИС "Дока" предоставляет возможности для обеспечения управления предприятиями муниципальных городских служб, малого и среднего бизнеса. Для любого руководителя, сотрудника или группы сотрудников компании она позволяет создать удобную среду для накопления, хранения, выдачи и контроля информации.

Фактически система позволяет отслеживать бизнес - процессы предприятия, включая сложные связи между организациями, физическими лицами, документами и объектами, их статусами, состояниями и сроками исполнения.

Система предоставляет возможность вести накопление информации о документах, субъектах (юридических и физических лицах), а также объектах, которыми могут быть абсолютно любые объекты реального мира - товары, оборудование, здания, помещения и пр.

В АИС применяется система безопасности данных, позволяющая присваивать конкретным объектам, субъектам, документам и связям между ними права на их использование пользователями базы данных (по аналогии с правами пользователей на объекты операционной системы Windows NT™), в результате чего каждый пользователь системы видит лишь ту информацию, к которой ему предоставили доступ.

Учитывая описанные возможности, система позволяет в единой базе данных организовать для каждого пользователя индивидуальное внешнее представление накопленной информации с учетом прав доступа пользователя к тем или иным данным.

Все документы, субъекты и объекты базы данных с помощью системы могут быть мгновенно отсортированы по классам, группам, статусу, состоянию и другим характеристикам, необходимым пользователю в текущий момент.

Так как АИС "Дока" - клиент-серверное приложение, хранящее информацию в единой базе данных, то руководитель предприятия (организации, компании) в любой текущий момент может получить информацию о:

• всех договорах компании (действующих и завершенных);
• всех документах компании по классам (акт, договор, письмо, отчет и пр.);
• всех документах компании по подразделениям;
• находящихся на исполнении документах;
• готовящихся проектах документов;
• документах, срок исполнения или действия которых истек и ответственных за них лицах (система автоматически помечает просроченные документы и предупреждает об истечении их срока за заданное количество дней);
• сводную информацию различного характера о документах компании;
• всех контрагентах, партнерах и клиентах;
• кадровом составе предприятия, в т.ч. по подразделениям;
• "состоянию" сотрудников компании, партнеров и контрагентов;
• всех объектах компании (зданиях, помещениях, оборудовании и пр.) и их состоянии;
• сданных в аренду помещениях со ссылкой на арендаторов и договоры с ними, а также свободных для сдачи;
• размещении офисного оборудования по помещениям или подразделениям и т.п.

Эти же данные будут доступны руководителям младшего звена для обеспечения контроля за деятельностью подчиненных сотрудников.

Рядовые сотрудники компании могут создать собственную структуру отображения доступной им информации, позволяющую:

• вести контроль за сроками подготовки и исполнения порученных документов;
• в короткий срок и с минимальными временными затратами готовить стандартные документы (договоры, акты и пр.);
• экспортировать подготовленные документы в стандартные офисные форматы (MS Word, Excel, текст, рисунки и пр.);
• хранить в базе данных подготовленные ранее документы;
• вести поиск документов по различным критериям и пр.

Системные администраторы предприятия получат инструмент позволяющий:

• снизить временные затраты на работу с сотрудниками (не нужно объяснять каждому куда сохранять документы);
• упорядочить документооборот организации, подчинив его единым правилам;
• настраивать рабочие места сотрудников удаленно (настройки хранятся в базе данных);
• повысить надежность хранилища документов за счет использования клиент-серверных технологий;
• создавать резервную копию документации предприятия в любой момент времени, в том числе в автоматическом режиме;
• реально управлять правами пользователей по созданию, изменению, удалению документов, субъектов, адресов, объектов;
• быстро и эффективно ограничивать/разрешать доступ пользователям к документам, субъектам, объектам и адресам;
• отвечать за "потерянную", "уничтоженную" или "перезаписанную" информацию, имея реальную возможность предотвращения таких ситуаций (обычно администратор отвечает за все, в том числе за глупость некоторых сотрудников, не имея возможности физически предотвратить ситуацию);
• повысить "дуракоустойчивость" системы.

АИС "Дока" может быть использована как в режиме хранилища, обеспечивающего хранение документации предприятия (как создаваемой, так и уже существующей) в единой базе данных, а также позволяющего осуществлять быстрый поиск связанных документов, субъектов, объектов и адресов, так и в режиме системы, позволяющей автоматически генерировать документы в соответствии с их связями и настройками.

При использовании интеллектуальных возможностей системы, Вы сможете быстро формировать договоры, акты, отчеты и т.п. просто установив связь нужного документа с субъектами - участниками (продавец - покупатель; арендатор - арендодатель и т.п.) и объектами - предметами договора (товар, арендуемое помещение и т.п.). При этом резко снижается возможность ошибки при повышении скорости подготовки документа. Участие специалиста (юриста, бухгалтера, технолога и пр.) потребуется лишь при подготовке печатной формы (шаблона) документа. При выводе документа на печать требуемые поля заполняются автоматически, с учетом правил склонения.

По согласованию с Заказчиком компания производит настройку и адаптацию приложения под любую предметную деятельность организации.

Надеемся, что разработанный нами продукт окажет Вам реальную помощь в организации рабочего времени и управлении предприятием, обеспечит сохранность и конфиденциальность Вашей информации и, как следствие, поможет Вам успешно развивать Ваш бизнес.